Multitasking im Projektgeschäft

Wie kann ein Projektmanager Multitasking erleichtern oder was kann man sich selbst zumuten.

Die Frage ob jemand Multitasking-fähig ist, das heißt in der Lage mehrere Dinge gleichzeitig zu tun, ist nicht pauschal für einen Menschen beantwortbar, sondern hängt von vielen äußeren Faktoren ab.

Zunächst einmal soll es nicht um das „echte“ Multitasking gehen, das man während des Telefonierens noch die Blumen gießen könnte. Es geht um Projektgeschäft, darum mehrere Projekte über einen Zeitraum von mehreren zu Monaten, aber täglich mit 3-4 dieser Projekte zu tun hat, und vielleicht alle 2 Stunden oder auch alle 15min die Task wechselt.

Multitasking entsteht im Projektgeschäft  dadurch, dass man entweder von externen Vorgängen abhängig ist, auf die man warten muss und „zwischenzeitlich“ eine alternative Beschäftigung sucht, um die Wartezeit sinnvoll zu nutzen, oder dadurch, dass es unmöglich ist, nach dem Ende eines Projektes sofort ein Anschlussprojekt zu finden. Es kommt zwangsläufig zu zeitlichen Überlappungen. Multitasking ist nicht der angestrebte Sollzustand,  Multitasking ist die Notlösung für diese beiden übergeordneten Probleme. In beiden Fällen geht es um die Überbrückung oder Vermeidung von Wartezeit, also um die Effektive Auslastung von Ressourcen. Doch Auslastung und Überlastung liegen bei Menschen nahe beieinander. Man versucht sich möglichst nahe an 100% anzunähern, ohne die 100% zu überschreiten, und auch ohne zu wissen wie viel 100% überhaupt sind, wie hoch die Belastbarkeitsgrenze eines Menschen überhaupt liegt.

Der Mensch ist ein Single-Core-Prozessor. Auch in der Informatik hat das Multitasking mit präemptivem, das heißt unterbrechendem, Multitasking begonnen, mit einem schnellen Wechsel von Task zu Task. Erst viel später kam mit den Multi-Core-Prozessoren die Möglichkeit zu echter Parallelität. Der Mensch kann leider nicht darauf warten, dass ein Schöpfer oder die Evolution ihm einmal ein zweites Gehirn schenkt, er wird bei seinem Single-Core bleiben.  Das einzige „echte“ Multitasking das er realisieren kann sind Vorgänge zwischen Bewusstsein und Unterbewusstsein, Sprechen beim Autofahren, Blumengießen beim Telefonieren, leichte Routine-Arbeiten.  Ganz abgesehen natürlich von willentlich nicht steuerbaren Vorgängen wie atmen, verdauen und schwitzen. In diesem Sinne sind Menschen ganz großartige Multitasker, doch hier soll es vorrangig um geistige Leistungen gehen, um Multitasking des Verstandes.

Das Rollenmodell hat die Trennung von Arbeitsinhalt und Person möglich gemacht, ein Mensch widmet sich immer seltener 8 Stunden pro Tag der immer gleichen Aufgabe, und empfindet es in Grenzen sogar als positiv, etwas Abwechslung zu haben. Bei manchen Tätigkeiten, wie zum Beispiel dem Schreiben eines Buches, wirkt jedoch Abwechslung als störend, da will man nicht „nebenbei“ noch seine Steuererklärung machen oder über das Buch eines Kollegen diskutieren. Je komplexer die Arbeit, je voller der Kopf mit einem einzelnen Thema gefüllt sein muss um die Arbeit überhaupt realisierbar zu machen, desto störender Wirkungen Ablenkungen, desto störender wirkt abverlangtes Multitasking.

Wann und ob jemand zu Multitasking in der Lage ist nehmen die meisten Menschen von sich selbst nicht wahr. Auch nicht, dass es gleichzeitig als Belastung und als Entspannung gesehen werden kann. Wir kommen nach dem eintönigen Job nach Hause und fahren die Tochter noch auf den Tennisplatz. Von der Zeitbelastung her konkurrierende Jobs, doch wir wechseln Orte, wir wechseln Personen, wir wechseln sogar die Begründung, warum wir den Job machen, von Finanzfreuden zu Familienfreuden. Jeder ist in diesem Sinne Multitasking-fähig.

Selbst das Foto vermittelt schon eine falsche Botschaft. 6 Jobs mit 6 Händen und 6 Geräten auszuführen, wäre deutlich leichter, als 6 Jobs mit 2 Händen auf nur einem Gerät.

Multitasking fällt umso leichter, je mehr Umweltfaktoren sich beim Taskwechsel gleichzeitig ändern.

Ein Bäcker der nach den Kürbiskernbrötchen sofort den Brezelteig ansetzen soll, hat es beim zweiten Teig wesentlich schwerer sich zu erinnern „ist da jetzt schon Salz am Teig“ oder nicht, weil er an diesem Tag schon einen Teig gesalzen hat und es jetzt nur noch darum geht, ob er es heute schon einmal oder zweimal getan hat, ein reiner Zählvorgang, das visuelle Gedächtnis an die Situation – bin ich heute schon mal zum Salznapf gelaufen - habe ich den Kollegen der da gewöhnlich in der Nähe arbeitet heute schon begrüßt – all diese Assoziationen sind wertlos, wenn das „ob überhaupt“, umgewandelt wird in ein „wie oft“. Multitasking wird leichter, je verschiedener die Tasks sind. Es wäre für den Bäcker viel weniger anstrengend zwischendurch eine Lieferung an einen Kunden auszufahren, er würde das als angenehme Abwechslung, als geistige Entlastung und weniger als Belastung empfinden.

Man muss aber nicht zwingend den Arbeitsinhalt ändern, der Effekt tritt auch dann auf, wenn die Arbeitsinhalte scheinbar identisch bleiben, und man nur die äußeren Umstände ändert.

Ein Architekt, der gleichzeitig an 10 Häusern baut, fährt von Baustelle zu Baustelle, wechselt Personen, Orte, Zeiten. Er nimmt unbewusst die Natur wahr, das Wetter, die Verkehrssituation, er verknüpft viele Erinnerungen mit einem konkreten Projekt. Wenn er einen Anruf bekommt wird es ihm nicht wirklich bewusst, ob er weiß wer dran ist, weil er den Namen am Display liest, den Namen im Gespräch gesagt bekommt, oder ob er einfach die Stimme nach 3 Worten erkannt hat. Er hat sofort eine Zuordnung, bei dieser Person geht es um dieses Projekt, die Klärung des groben Gesprächsgegenstandes ist gänzlich überflüssig.  Diese Assoziation führt auch dazu, dass es für den Architekten unnötig ist, sich das Gesicht des Bauherrn zu merken. An einer konkreten Baustelle rennt nur einer herum, der sich benimmt wie der Bauherr und es reicht vollkommen aus, den Menschen und seinen Namen mit dem Ort zu verknüpfen, und nicht unbedingt mit seinem Gesicht. Es passiert relativ häufig, dass wir Personen in fremder Umgebung nicht mehr zuordnen können, nicht mehr wissen woher wir sie kennen. Wenn der Architekt einen Kunden im Kaufhaus trifft, weiß er vielleicht noch „den hast Du doch irgendwo schon einmal gesehen“. Wir interpretieren das oft als Vergesslichkeit, doch in Wahrheit war die Information noch nie abgespeichert, sie war bisher nicht erforderlich.

Als Krankheitsbild nennt man dieses Verhalten Autismus, man ist nicht mehr in der Lage einen ganzen Pool an Merkmalen zu nutzen, um Dinge auseinanderzuhalten. Deswegen können Autisten oft größere Genies sein, als „normale Menschen“. Sie brauchen Ordnung, Sie kollabieren bei einem Taskwechsel sofort, bekommen dafür aber den Luxus sich auf einen einzigen Job vollständig konzentrieren zu können. Kein Wunder, das SAP jetzt diese Art Menschen vermehrt einstellen will, andererseits schade, das anderen Menschen einfach nicht erlaubt wird, etwas mehr Autist zu sein und Multitasking strikt zu verweigern.

Wir bilden uns zwar ein, wir erkennen Personen am Gesicht, doch in den meisten Fällen werden Stimme, Gang, Figur, Ort, Gesprächsthema als unbewusste Wiedererkennungsfaktoren mit einbezogen. Wir erkennen niemanden an einem Einzelmerkmal, sondern an der Kombination von Merkmalen. Da ruft mich einer wegen Thema X an? Na das kann ja nur der Y sein. Wenn das Muster einmal nicht aufgeht, kommt es nach 3min Telefonat zu Sätzen wie „entschuldigen Sie bitte, wer sagen Sie sind Sie?“  Langwierige Vorstellungen, Klärungen worum es geht, werden aus Effizienzgründen erst einmal weggelassen, man will sich nicht gegenseitig langweilen. Ein paar wenige Merkmale reichen für einen Taskwechsel aus – und wir müssen nicht aktiv entscheiden welche Merkmale, es geschieht völlig unbewusst.

Nehmen wir als Gegenbeispiel einmal Ärzte oder Anwälte. Beide eher ortsgebunden, den ganzen Tag im gleichen Raum, wahnsinnige Multitasker, alle 10min ein neuer Fall. Mit dem Abspeichern von Namen und Gesichtern sind sie zumindest bei den ersten 1-2 Treffen vollkommen überfordert. Die Arbeit wird so organisiert, dass das Abspeichern überflüssig wird. Alles wird penibel aufgeschrieben, es wird nicht mal versucht sich irgendwas zu dem Fall zu merken, es passiert manchmal unabsichtlich nebenbei.  Wenn die Akte nicht vorhanden ist, kann man zu dem Fall nichts sagen. Diese Art Multitasking ist wie Fließband-Arbeit in Time-Slots.  Man benutzt einfach sein Gedächtnis nicht für das Tagesgeschäft, sondern nur für das Wissen aus dem Studium  und kann unbeschwert um 18 Uhr nach Hause gehen. Es ist alles aufgeschrieben, man kann es ohne Sorgen vergessen. Ein sehr mechanistischer, aber wirkungsvoller Ansatz für Massive-Parallel-Projekting, wenn man das vielleicht so nennen wollte. Für Projekte in denen es um Kreativität und nicht nur um Frage-Antwort-Spiele geht, ist dieser Grad der Parallelisierung nicht erreichbar und auch nicht anzustreben.

Fazit

Es ist deutlich leichter die gleiche Sache 20mal parallel zu erledigen, wenn man Sie mit 20 verschiedenen Personen erledigt, oder an 10 verschiedenen Orten, wenn sich möglichst viele Umweltfaktoren gleichzeitig ändern und sich somit einem konkreten Projekt assoziieren lassen. An Faktorkombinationen erinnert man sich leichter, als an Einzelfaktoren, und Erinnerung ist notwendige Voraussetzung für die temporäre Unterbrechung eines Projektes und die Wideraufnahme eines unterbrochenen Projektes. Nur in sehr gleichförmigen, routinierten Projekten lässt sich das Gedächtnis durch gute Dokumentation entlasten und unterstützen.

Diese kognitiven Grenzen des menschlichen Gehirns muss man bei der Verteilung von Aufgaben beachten. Im Projektmanagement nennt man zwar alles „Ressource“, egal ob es sich um ein Zimmer, einen Menschen, oder einen Computer handelt. Doch jede dieser Ressourcen kann verschieden gut mit verschieden schnellen Wechseln von zugeordneten Projekten umgehen. Projektmanagementsoftware die das berücksichtigt ist mir bislang nicht bekannt.